Diez cosas a tener en cuenta al comprar una impresora multifunción

¿Qué es una impresora multifunción?

Una impresora multifunción (MFP) es un dispositivo que consolida la funcionalidad de una impresora, copiadora, escáner y/o fax en una sola máquina. Las impresoras multifunción son una opción común para las empresas que cuidan su presupuesto y desean consolidar activos, reducir costos y mejorar el flujo de trabajo. A medida que avanza hacia flujos de trabajo más digitales, eche un vistazo a nuestra lista de impresoras multifunción recomendadas específicamente para  escanear documentos .

Consideraciones de evaluación de la impresora multifunción

Para tomar una decisión informada sobre qué impresora multifunción es adecuada para usted, debe hacer las preguntas correctas. Estas son las 10 cosas que debe saber antes de comprar una impresora multifunción.

1. Conozca sus requisitos.

Comprenda lo que necesita que la impresora multifunción haga por usted y sus usuarios finales. Más allá de imprimir y copiar, ¿cómo quiere usar la impresora multifunción para ayudar a administrar documentos, reducir el papel, simplificar el flujo de trabajo, escanear a la nube, trabajar de forma remota, etc.? ¿Cuántos trabajos de copia, impresión, fax, escaneo y correo electrónico ejecutará cada día? ¿Cuántos usuarios compartirán el dispositivo? ¿Necesitará que sea compatible con el color? ¿Inalámbrica? ¿Conectado a dispositivos móviles y a la nube? Hay una serie de requisitos a tener en cuenta.

2. Conozca el costo total de propiedad (TCO) y los beneficios de costo/valor.

Al evaluar una impresora multifunción, tenga cuidado de mirar solo el costo del hardware inicial. Hay una serie de otros factores a considerar, incluido el costo de los suministros. Una vez que se tienen en cuenta los costes de la tinta, las impresoras multifunción de inyección de tinta, inicialmente percibidas como de bajo coste, suelen tener un coste total de propiedad equivalente o superior al de las impresoras multifunción láser de mejor rendimiento. El TCO también puede aumentar significativamente para dispositivos que son difíciles de usar y mantener, poco confiables o que carecen de las características y la capacidad para producir de manera eficiente y efectiva los resultados que necesita.

Su impresora multifunción puede convertirse en un activo útil para administrar y controlar los costos de impresión y creación de imágenes, y también puede agregar nuevas capacidades a su organización si elige sabiamente. Considere cómo las impresoras multifunción pueden abordar el costo total de propiedad de los activos de impresión y creación de imágenes, consolidar y mejorar la administración de los recursos en toda la organización y mejorar la eficiencia de los procesos comerciales.

3. Saber lo que tienen que decir los terceros.

Compare los datos sobre el rendimiento real y los problemas de gestión y soporte promovidos en las hojas de especificaciones del proveedor con datos de agencias de pruebas independientes. ¿Qué dicen las personas con experiencia en la industria sobre la calidad y el rendimiento del producto que está considerando?

Vea lo que dicen los expertos sobre las impresoras multifunción Xerox ›

4. Sepa lo fácil que es conectarse a una red existente.

Considere la facilidad con la que el sistema de impresora multifunción se integrará con su red existente. ¿Es fácil de implementar? ¿Requiere una formación inicial mínima? ¿Viene con software o asistentes para guiarlo a través de la instalación, solución de problemas y actualización?

Si su grupo de trabajo necesita imprimir desde varios dispositivos distribuidos (teléfonos inteligentes, tabletas, computadoras portátiles, etc.) en una ubicación de fácil acceso, entonces considere comprar una impresora multifunción inalámbrica o WiFi. Las impresoras multifunción WiFi se conectan a una red sin necesidad de estar cableadas o cableadas a esa red. Esto permite una impresión móvil sencilla, sin cables antiestéticos con los que tropezarse.

5. Sepa lo fácil que es de usar.

Evite los cuellos de botella y el costoso tiempo de inactividad de los empleados encontrando una impresora multifunción que sea fácil de operar. Busque interfaces de usuario intuitivas, requisitos mínimos de capacitación y ayuda y documentación en línea de fácil acceso. Si necesita soporte, verifique que el producto esté respaldado por el servicio y la cobertura de soporte proporcionados por el fabricante.

Las interfaces tipo tableta hacen que las impresoras multifunción de última generación sean especialmente fáciles de usar. Le permiten tocar, deslizar, pellizcar y desplazarse como lo haría en un teléfono inteligente o tableta. Y con las aplicaciones integradas en la interfaz, puede agregar, eliminar o intercambiar herramientas para sus propios flujos de trabajo personalizados.

Las impresoras multifunción conectadas a dispositivos móviles y a la nube facilitan el trabajo desde casi cualquier lugar. En estas impresoras multifunción, las aplicaciones se convierten en su acceso directo para descargar, compartir, imprimir, escanear, distribuir e incluso traducir documentos sobre la marcha.

6. Conozca sus capacidades multitarea.

Busque una impresora multifunción que realmente pueda funcionar de forma multifunción. ¿Pueden los usuarios acceder a cada función que necesitan, incluso si ya hay otras funciones en uso? Tenga en cuenta que algunos productos, como los todo en uno (AiO), ofrecen múltiples funciones en un solo dispositivo, pero es posible que no realicen varias tareas al mismo tiempo. Si no pueden ofrecer todas las funciones de una impresora multifunción al mismo tiempo, puede correr el riesgo de tiempo de inactividad debido a los cuellos de botella.

7. Conozca sus capacidades de comunicación bidireccional.

Si no se comunica información oportuna y precisa a los usuarios y administradores de TI sobre el estado de los trabajos, las colas y los dispositivos, usted y su personal intervendrán más para resolver, prevenir o anticipar problemas. La comunicación bidireccional sólida, tanto en la impresora multifunción como a través de la red, es esencial para mantener un producto funcionando de manera uniforme. Busque capacidades de estado de dispositivos y trabajos de impresión desde el escritorio y la capacidad de ver todas las colas de trabajos en el dispositivo y en toda la red.

8. Conocer la gestión de dispositivos disponibles, inteligencia remota y soporte.

Tenga en cuenta el compromiso del proveedor de proporcionar herramientas y utilidades sólidas para la gestión de flotas y dispositivos. Esto es algo que puede desear ahora o en el futuro. Busque un software de administración de relaciones con dispositivos que optimice la disponibilidad y el tiempo de actividad de la impresora multifunción. ¿Proporciona el proveedor un tiempo de respuesta superior y brinda una calidad de servicio consistente? Quiere confiar en que su impresora multifunción permanecerá en funcionamiento para asegurarse de tener una oficina eficiente y productiva.

Las impresoras multifunción más sofisticadas le permiten administrar no solo flotas, sino también información. Con las herramientas adecuadas incorporadas, como la integración con los servicios de impresión administrados, su impresora multifunción se convierte en el centro de su entorno de documentos. Puede automatizar procesos comerciales, optimizar la administración de dispositivos de forma remota y ayudar a su mesa de ayuda con herramientas integradas. Una interfaz conectada a la aplicación abre una puerta de entrada a futuras posibilidades para la gestión de dispositivos y documentos. 

9. Sepa si proporciona el nivel de seguridad y confidencialidad que necesita.

¿El dispositivo ofrece el nivel de seguridad adecuado para su empresa? ¿Es escalable para proporcionar más seguridad si cambian sus necesidades?

Si no se controlan, las impresoras multifunción pueden ser puntos de entrada vulnerables para filtraciones de datos o ataques maliciosos. La mejor manera de mantener sus datos seguros es elegir impresoras multifunción que superen los estándares de la industria en cuanto a prevención de intrusiones, detección de dispositivos y cifrado de datos. Busque también fabricantes de impresoras multifunción que se asocien con expertos en seguridad de tecnología de la información, como McAfee y Cisco.

10. Sepa qué software y soluciones están disponibles.

Comprenda qué software y soluciones compatibles están disponibles del proveedor, así como de sus socios de soluciones.

Las impresoras multifunción pueden ayudarlo a optimizar los procesos de documentos duplicados y engorrosos y organizar, editar y archivar electrónicamente sus documentos en papel. Con una impresora multifunción y una sencilla aplicación de software, puede convertir documentos en papel en formatos electrónicos y enviarlos a múltiples destinos (correo electrónico, repositorios de documentos basados ​​en la nube, carpetas de red, impresoras remotas, sistemas de automatización de back-office, etc.) con un escaneo único.

Las impresoras multifunción habilitadas para aplicaciones llevan estos procesos un paso más allá. Ponen funciones y flujos de trabajo en una interfaz de aplicación sencilla como la que ve en su teléfono móvil o tableta. Le permiten imprimir o escanear a la nube y conectar teléfonos inteligentes a dispositivos multifunción WiFi para que pueda trabajar desde cualquier lugar y en cualquier momento.

Una vez que esté armado con el conocimiento que ha reunido al hacer estas preguntas, estará preparado para tomar la decisión correcta para su negocio.

Las impresoras multifunción pueden ayudarlo a optimizar los procesos de documentos duplicados y engorrosos y organizar, editar y archivar electrónicamente sus documentos en papel. Con una impresora multifunción y una sencilla aplicación de software, puede convertir documentos en papel en formato electrónico y enviarlos a múltiples destinos (correo electrónico, repositorios de documentos, carpetas de red e incluso impresoras remotas) con un solo escaneo.

Una vez que esté armado con el conocimiento que ha reunido al hacer estas preguntas, estará preparado para tomar la decisión correcta para su negocio.

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